Способы контроля топлива на предприятии

Контроль расхода топлива проводится на авто-предприятии, чтобы сохранить ресурсы и предотвратить денежные махинации водителей. Контроль осуществляется с помощью специализированной техники, без которой фиксация хищения невозможна.

Внедрение системы контроля расхода не всегда эффективно. Поэтому, чтобы решить организационные и технические вопросы, устанавливается оборудование с фиксацией, ПО, прибор для учета горючего и датчик уровня топлива электронный.

Как начать учет расходов

ГСМ тщательно контролируется по утвержденным стандартам и нормам, чтобы вовремя заметить увеличение расхода.

Для начала работы с фиксацией расходов нужно разобраться с бухгалтерией и расчетной документацией, выяснить, сколько топлива закупается и сколько расходуется за месяц, полгода, год. Для ускорения процесса, достоверные данные и отчеты вносятся в 1С. Таким образом, предприятие получает:

• новые правила списания;
• фактические показатели о плане работ, расходах ГСМ, маршрутах автомобилей;
• данные об остатках топлива после каждой смены на основе информации о километраже;
• учет о работе каждого сотрудника в компании.

Следующая ступень — проверка и подготовка документации, в которой указана сфера работы компании (транспортировки, перевозки), чеки, накладные и товарные листы.

Для достоверного расчета ГСМ, в документах нужно указать марку машины, год, выпуск, пробег и расход топлива на 100 км.

Данные о расходах горючего указываются в документации:

• для материальных убытков компании;
• для регламента дополнительных расходов.

Виды мошенничества

Вопрос злоупотреблений с топливом часто встречается на предприятиях, использующих собственный транспорт. Кража топлива может разорить компанию. Исходя из этого, важно знать, каким образом может происходить кража топлива на фирме, предупрежден значит вооружен:

1. Использование рабочего авто не по назначению: не учтенные коммерческие поездки, личные маршруты. Оплата присваивается, а расходы ресурсов ложатся на бюджет предприятия.
2. Отсутствие тахографа или спутника приводит к завышению пробега. Излишек топлива сливается и присваивается, а на километраж покупаются топливные чеки с компенсацией.
3. Слив горючего из заправленного транспорта. Слитые ГСМ продаются или используются для личных целей.
4. Поддельные чеки. Чеки, купленные у третьих лиц, предъявляются в бухгалтерии, чтобы получить компенсацию.

В результате подобных махинаций — разоренное предприятие. Финансовые потери из-за растущего расхода ресурсов, сбои в бизнесе.

Как решить извечные проблемы с контролем топлива на предприятии

1. Карты топлива.

Проблема:

• махинации с горючим;
• рвущиеся талоны на бензин, которые легко подделать;
• отсутствие классификации топлива;
• отсутствие фиксации о списании горючего материала.

Решение:

• на карте ведется учет объема топлива, а не денег.
• карта изготовлена из пластмассы, которая не мнется, не подделывается и легко помещается в кошелек;
• карта специализированная для большинства марок бензина и ДТ;
• оперативные уведомления о списании объемов горючего.

Ресурсы предприятия обезопасены, как и деньги водителя. Вместо наличных, клиент получает защищенную карту с личным паролем.

2. Контроль расхода GPS

Проблема:

• продажа неучтенного излишка бензина;
• бесконтрольные поездки;
• денежные махинации;
• отсутствие фиксации перемещения транспорта;
• отклонение от расписаний, простои, отъезды по личным делам.

Решение:

• установка GPS-мониторинга.

Данный метод очень эффективен для пресечения хищений, так как все поездки фиксируются.

3. СКРТ

Проблема:

• отсутствие мониторинга;
• простои;
• отклонения от утвержденной трассы;
• отсутствие фиксации питания в баке;

Решение:

• установка СКРТ и прибора для измерения топлива в баке.
• на авто устанавливаются датчики, чтобы совершать честные коммерческие рейсы.

Расходы окупаются за счет снижения частоты хищений, оптимизации расхода горючего и снижения трат на закупку. Движение транспорта оптимизируется и рационализируется, авто реже попадают в аварии, износ уменьшается.

Преимущества контроля топлива на предприятии:

1. От ведения учета ГСМ зависят расходы предприятия.
2. Воровство пропадает вместе со сменой системы учета топлива.
3. Сокращение затрат.
4. Устранение халатных сотрудников.
5. Фиксация процессов на предприятии.

Правильно выстроенный план по борьбе с махинациями, решит вопрос меньше чем за месяц.