Способи контролю палива на підприємстві

Контроль витрати палива проводиться на авто-підприємствах, щоб зберегти ресурси і запобігти грошовим махінаціям водіїв. Контроль здійснюється за допомогою спеціалізованої техніки, без якої фіксація розкрадання неможлива.

Впровадження системи контролю витрат не завжди ефективно. Тому, щоб вирішити організаційні та технічні питання, встановлюється обладнання з фіксацією, ПО, прилад для обліку пального і датчик рівня палива електронний.

Як почати облік витрат

ПММ ретельно контролюється по затвердженим стандартам і нормам, щоб вчасно помітити збільшення витрат.

Для початку роботи з фіксацією витрат потрібно розібратися з бухгалтерією і розрахункової документацією, з’ясувати, скільки палива закуповується і скільки витрачається за місяць, півроку, рік. Для прискорення процесу, достовірні дані і звіти вносяться в 1С. Таким чином, підприємство отримує:

• нові правила списання;
• фактичні показники про план робіт, витрати ПММ, маршрути автомобілів;
• дані про залишки палива після кожної зміни на основі інформації про кілометраж;
• облік про роботу кожного співробітника в компанії.

Наступний крок – перевірка і підготовка документації, в якій зазначена сфера роботи компанії (транспортування, перевезення), чеки, накладні та товарні листи.

Для достовірного розрахунку ПММ, в документах потрібно вказати марку машини, рік, випуск, пробіг і витрати палива на 100 км.

Дані про витрати пального вказуються в документації:

• для матеріальних збитків компанії;
• для регламенту додаткових витрат.

Види шахрайства

Питання зловживань з паливом часто зустрічається на підприємствах, які використовують власний транспорт. Крадіжка палива може розорити компанію. Тому, важливо знати, яким чином може відбутися крадіжка палива на фірмі – попереджений значить озброєний:

1. Використання робочого авто не за призначенням: не враховані комерційні поїздки, особисті маршрути. Оплата присвоюється, а витрати ресурсів лягають на бюджет підприємства.
2. Відсутність тахографа або супутника призводить до завищення пробігу. Надлишок палива зливається і присвоюється, а на кілометраж купуються паливні чеки з компенсацією.
3. Злив пального з заправленого транспорту. Злиті ПММ продаються або використовуються для особистих цілей.
4. Підроблені чеки. Чеки, куплені у третіх осіб, пред’являються в бухгалтерії, щоб отримати компенсацію.

В результаті подібних махінацій – розорене підприємство, зростаючі витрати ресурсів, збої в бізнесі.

Як вирішити одвічні проблеми з контролем палива на підприємстві

1. Карти палива.

Проблема:

• махінації з пальним;
• рвуться талони на бензин, які легко підробити;
• відсутність класифікації палива;
• відсутність фіксації про списання пального матеріалу.

Рішення:

• на карті ведеться облік обсягу палива, а не грошей.
• карта виготовлена ​​з пластмаси, яка не мнеться, не підробляється і легко поміщається в гаманець;
• карта спеціалізована для більшості марок бензину і ДТ;
• оперативні повідомлення про списання обсягів пального.

Ресурси підприємства під контролем, як і гроші водія. Замість готівки, клієнт отримує захищену карту з особистим паролем.

2. Контроль витрати GPS

Проблема:

• продаж неврахованого надлишку бензину;
• безконтрольні поїздки;
• грошові махінації;
• відсутність фіксації переміщення транспорту;
• відхилення від розкладів, простої, від’їзди по особистих справах.

Рішення:

• установка GPS-моніторингу.

Даний метод дуже ефективний для припинення розкрадань, так як всі поїздки фіксуються.

3. СКРТ

Проблема:

• відсутність моніторингу;
• простої;
• відхилення від затвердженого маршруту;
• відсутність фіксації наповнення баку;

Рішення:

• установка СКРТ і приладу для вимірювання палива в баку.

На авто встановлюються датчики, щоб здійснювати чесні комерційні рейси. Витрати окупаються за рахунок зниження частоти розкрадань, оптимізації витрат пального і зниження витрат на закупівлю. Рух транспорту оптимізується і раціоналізуються, авто рідше потрапляють в аварії, знос зменшується.

Переваги контролю палива на підприємстві:

1. Від ведення обліку ПММ залежать витрати підприємства.
2. Крадіжка пропадає разом зі зміною системи обліку палива.
3. Скорочення витрат.
4. Усунення недбалих співробітників.
5. Фіксація процесів на підприємстві.

Правильно побудований план по боротьбі з махінаціями вирішить питання злочинності на підприємстві менше ніж за місяць.